Convocatoria Pastoral Social de Quibdó: Asistente Administrativo(a)

La (el) asistente administrativa (o) tiene a su cargo mantener contacto directo con las agencias nacionales e internacionales de financiación hacer seguimiento presupuestal a los proyectos y elaborar los correspondientes informes. Planear y dirigir estrategias para el adecuado desarrollo de las operaciones administrativas internas de la Pastoral Social, coordinando y evaluando la utilización de los recursos (físico, humanos, financieros y tecnológicos) con que cuenta la entidad, con miras al cumplimiento de los objetivos y metas pastorales. 

La Pastoral Social de Quibdó, abre convocatoria para selección y vinculación de personal

Nombre del Cargo: Asistente Administrativo(a)

Información Institucional

Pastoral Social de Quibdó, es una Corporación de carácter Eclesiástico, con una cobertura geográfica sobre los municipios de Carmen de Atrato, Bagadó, Lloró, Atrato, Quibdó, Medio Atrato, Bojayá y Vigía del Fuerte. Es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de carácter eclesiástico.

Su propósito fundamental es procurar el bienestar espiritual y material de los fieles en la Jurisdicción de la Diócesis de Quibdó.  La Pastoral Social busca atender todos los programas que tienen que ver con el bienestar de la comunidad, con la formación de la conciencia social de la sociedad y con la atención y desarrollo de actividades tendientes a aminorar el impacto de los conflictos sociales que vive la región. 

Descripción del Área a la cual se circunscribe el cargo.

La (el) asistente administrativa (o) tiene a su cargo mantener contacto directo con las agencias nacionales e internacionales de financiación hacer seguimiento presupuestal a los proyectos y elaborar los correspondientes informes. Planear y dirigir estrategias para el adecuado desarrollo de las operaciones administrativas internas de la Pastoral Social, coordinando y evaluando la utilización de los recursos (físico, humanos, financieros y tecnológicos) con que cuenta la entidad, con miras al cumplimiento de los objetivos y metas pastorales. 

Ubicación:
Pastoral Social Diócesis de Quibdó, Carrera 1 No. 26-91 Quibdó – Chocó

Descripción de las funciones:

Las funciones del (de la) Asistente administrativo (a) se basan en brindar soporte administrativo de los Proyectos de manera oportuna, con la finalidad de apoyar en la implementación de actividades, apoyo en procesos de capacitación y acompañamiento de ser necesario a los proyectos en ejecución.

Bajo dicha posición, ejecutará su tarea de manera conjunta y solidaria con los miembros de la Pastoral y el personal del Proyecto y será responsable de la buena ejecución de las actividades asignadas. 
Además de las obligaciones que le impongan las leyes laborales y sus reglamentos, el contrato y el reglamento interno de trabajo, tendrá como obligaciones propias de su cargo, las siguientes tareas:

  1. Proponer y recomendar pautas, normas y criterios para los procedimientos, actividades y programas de la acción pastoral de su área; orientando y fortaleciendo la optimización de los recursos financieros, en especie, humanos y tecnológicos.
  2. Verificar el ingreso de donaciones en especie que reciben Pastoral Social, bajo los criterios establecidos por el Director Ejecutivo, la Junta Directiva y la Asamblea General salvaguardando su conservación y efectiva distribución.
  3. Programar las actividades de la mensajería en coordinación con el Asistente Financiero; en busca del cumplimiento eficiente y ordenado de las actividades y compromisos de la Pastoral Social que requieran de ese servicio.
  4. Realizar la autoliquidación sistematizada de los pagos de seguridad social  de los empleados de la Pastoral Social; cumpliendo con las obligaciones legales que como patrono son exigidas por el Estado.
  5. Revisar las autoliquidaciones manuales de los pagos de seguridad social realizados por la Secretaria Recepcionista, vigilando el cumplimiento de las obligaciones legales que como patrono son exigidas por el Estado.
  6. Preparar informes de actividades de los programas y proyectos que cuentan con apoyo externo; manteniendo informado al Director de Pastoral Social y a las agencias de cooperación sobre el estado de desarrollo de estos.
  7. Revisar y evaluar informes descriptivos sobre el desarrollo de los proyectos pactados con Agencias de Cooperación y entidades nacionales e internacionales de las cuales se reciben recursos; vigilando y asegurando que estos contengan la totalidad de las actividades realizadas y la información financiera de los mismos, correspondiente al período de ejecución.
  8. Vigilar el cumplimiento presupuestal asignado para el desarrollo de los diferentes programas y proyectos; asegurando la utilización eficiente y adecuada de los recursos financieros, mediante el aprovechamiento racional de los gastos.
  9. Evaluar y monitorear los resultados de los objetivos y  actividades de su área; con el fin de conocer la ejecución de estos y por ende el cumplimiento de las metas y resultados propuestos en cada uno de los programas y proyectos.
  10. Diseñar herramientas prácticas de planeación, evaluación y control, para cada una de las áreas de la Pastoral Social; apoyando de manera directa los procesos de evaluación y planeación desarrollados de sus actividades internas y externas.
  11. Preparar, organizar y asesorar a las diferentes instituciones, equipos evangelizadores en la elaboración de los presupuestos de cada una de ellas en coordinación con el Asistente Financiero, con el fin de tener un control presupuestal adecuado que sirva como base para la evaluación de los objetivos planteados por la Pastoral Social en lo referente a los recursos destinados para esto.
  12. Planear y dirigir todo lo relacionado con las compras de la Pastoral Social, así como de la contratación de servicios; prestando oportunamente la asistencia y apoyo solicitada por las dependencias de la Institución para su funcionamiento normal.
  13. Apoyar la formulación de proyectos, teniendo en cuenta el objetivo de la Pastoral Social, las propuestas presentadas al interior de la misma y los lineamientos establecidos por las Entidades Cooperadoras; con el fin de obtener los recursos necesarios para la puesta en marcha del proyecto y por ende lograr el cubrimiento eficiente de las necesidades presentes.
  14. Es responsable de la administración, de los fondos de las cajas menores de acuerdo con los reglamentos existentes para tal efecto; velando por la correcta utilización de los recursos que le han sido asignados.
  15. Mantener actualizado el archivo de la Pastoral Social, organizando la información que ingresa y sale de la entidad, incluyendo la correspondencia de su superior inmediato, así como los archivos generales de Institución.
  16. Efectuar los trámites necesarios para ejecutar y controlar los servicios de mantenimiento de equipos, enseres y reparaciones locativas que requieran las dependencias de la entidad; manteniendo el excelente estado de los bienes de la Pastoral Social.
  17. Asesorar a las personas que así lo requieran,  en materia de Administración, resolviendo las inquietudes y consultas que surjan dentro de la dinámica de funcionamiento de la entidad.
  18. Preparara todos los informes soportes y demás informaciones requeridas por las diferentes auditorias con la colaboración del departamento financiero.
  19. Representar a la Pastoral Social en su trato con terceros; asistir a las reuniones y eventos que se le deleguen. 
  20. Realizar todos los procedimientos y trámites correspondientes a la legalización de los contratos laborales de las personas vinculadas a la Pastoral social, cuidando que la documentación solicitada se encuentre completa y que cada una de las personas cumpla con los requisitos solicitados; con miras a mantener la legalidad de esta documentación.
  21. Manejar todo lo relacionado con la vinculación del personal al sistema de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías; dando cumplimiento a la normatividad laboral que para tal fin ha sido establecida.
  22. Supervisar el trámite y control de las novedades de personal en lo relacionado con las actividades propias de las diferentes áreas de la Pastoral Social; salvaguardando los derechos que los colaboradores tienen con respecto a su bienestar social.
  23. Solicitar tiquetes y reservas para los colaboradores de la Pastoral Social; apoyando el cumplimiento de las actividades de las diferentes áreas que conforman la Pastoral Social. 
  24. Supervisar y coordinar la entrega de las ayudas humanitarias, papelería y otros elementos que se le soliciten previamente por escrito y verificar ocasionalmente las existencias de los mismos a través del kárdex y/o conteos físicos de los mismos.
  25. Velar por el cuidado y buen manejo de los materiales y equipos dispuestos al servicio de su ejercicio laboral.
  26. Acatar y desarrollar los procedimientos administrativos definidos por las instancias directivas de la Pastoral Social, con el fin de hacer más eficiente el trabajo de la entidad.
  27. Otras actividades que le sean asignadas temporal o definitivamente por su superior inmediato.

Requisitos Profesionales:

Nivel de Educación
Profesional conformación académica en administración y/o contabilidad 

Experiencia Laboral

  • Con una experiencia mínima de cinco (5) años en el ejercicio profesional; debe tener iniciativa, creatividad y disponibilidad para el trabajo en equipo. Debe ser una persona responsable, con alto sentido de lealtad, con marcadas aptitudes de liderazgo, proactivo, y con excelentes relaciones interpersonales.
  • Persona con conocimientos legales, laborales, tributarios, y contables de entidades sin ánimo de lucro y/o eclesiales; así como en formulación y evaluación de proyectos sociales. Con habilidades marcadas en el manejo de sistemas.
  • Líder, con excelentes relaciones interpersonales, manejo de grupos y don de mando.
  • Experiencia como mínimo de dos años con población indígena. Y que le guste el trabajo con esta población.
  • Persona de fe que valore la dignidad de la vida, con espíritu crítico frente a los problemas del entorno; defensora de los derechos étnicos, así como de la igualdad en la participación y toma de decisiones.  Comprometida con el trabajo en pro de las Comunidades Eclesiales de Base (indígenas, negros y mestizos), con gran disponibilidad así como capacidad de adaptación y autocontrol. 

Idiomas:  Es indispensable que lea, hable y escriba en español bien sea como lengua materna o de probada fluidez avanzada.

Delimitación de atribuciones y Responsabilidades

Reporta a: PASTORAL SOCIAL DIOCESIS DE QUIBDÓ

Salario: A acordar con el Contratista.

Tipo de vinculación: Contrato laboral con prestaciones sociales por un (1) año, con posibilidades de renovación. tres meses de prueba al inicio del contrato.

Características para el envío de propuestas: Envío mediante correo electrónico, poner en el asunto: Asistente Administrativo (a). Incluir carta de presentación, Hoja de Vida actualizada con referencias.

Fecha límite de recepción de recepción de hojas de vida: Del 6 al 16 de mayo de 2016

Proceso de selección, prueba y contratación: Del 16 al 31 de Mayo de 2016.

Dirección electrónico de envío: psocialquibdo@choco.org

Nota Importante: Sólo serán analizadas las propuestas que cumplan con todos los requisitos solicitados y que no sean enviadas fuera de la fecha límite indicado.

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